Il deposito telematico degli atti giudiziari

Estensioni in vigore

Secondo la bozza pubblicata in data 4 gennaio 2024, l’elenco dei formati ammessi verrà modificato ed ampliato secondo la precedente tabella. Si noti che queste ultime due tipologie potranno essere consentite solo se contenenti files nei formati indicati alle righe precedenti. Per quanto riguarda i documenti in formato PDF e PDF/A, essi dovranno essere impaginati secondo lo standard A4, cioè con dimensioni di 21.00 x 29.70 cm.

Prima della chiusura della busta dovrà essere apposta la firma digitale del professionista mittente sull'atto oggetto di deposito e sugli altri files per cui è obbligatoria e/o opportuna la sottoscrizione. Una volta che l'inserimento dei files nella busta telematica è stato completato, essa andrà sigillata tramite la formazione di un apposito file in formato .ENC, ed inviata come allegato a un messaggio di Posta Elettronica Certificata (PEC) all'indirizzo telematico dell'ufficio giudiziario destinatario.

Le informazioni fondamentali dell'atto sono incluse in una struttura dati specifica (file XML solitamente generato in automatico dal programma di redazione in base alle informazioni immesse dall'utente), anch'essa sottoscritta digitalmente ed inserita nella busta telematica. Il deposito sarà validamente accettato solo se il mittente della PEC è regolarmente censito nel Registro Generale degli Indirizzi Elettronici.

Dopo l'invio della PEC, il mittente riceverà le consuete ricevute di accettazione (RA) e di avvenuta consegna (RdAC). Come previsto dall’art. 17 c.11 del provvedimento del 7 agosto 2024 il momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione (RA) da parte del gestore di posta elettronica certificata del depositante determina il momento dell’avvenuto deposito dell’atto.

• l'Esito dei Controlli Automatici, riguardante le verifiche formali del messaggio e della busta telematica;
• l'Accettazione Deposito, a seguito del materiale intervento di recepimento dell'atto da parte della cancelleria o della segreteria dell'Ufficio Giudiziario destinatario.

Un’importante novità introdotta dal provvedimento del 7 agosto 2024 consiste nell’accettazione automatica delle buste telematiche contenenti alcune tipologie di atti espressamente individuate, grazie ad un automatismo che non richiede intervento manuale da parte del Cancelliere. Elenco completo degli atti soggetti ad accettazione automatica.

Ad operazione conclusa, la cancelleria provvederà altresì a comunicare l'avvenuto deposito alle altre parti costituite, nel rispetto delle regole di contraddittorio fissate dal codice di procedura civile.

Per ciascun ufficio giudiziario le tipologie di atto depositabili telematicamente con valore legale sono quelle individuate nei decreti emessi ai sensi dell'art. 35 co. 1 del D.M. 44/2011.

La cosiddetta ‘riforma Cartabia’ ha reso obbligatorio il deposito telematico di tutti gli atti e documenti in tutte le fasi del processo civile.

Nelle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile è stato infatti inserito l'art. 196-quater, che stabilisce l'obbligo del deposito telematico per i procedimenti dinanzi ai Tribunali, alle Corti di Appello, alla Corte di Cassazione ed al Giudice di Pace. Inoltre, l'articolo prevede che il capo di ciascun Ufficio Giudiziario debba comunicare sul sito istituzionale l'eventuale malfunzionamento del sistema telematico e l'autorizzazione al deposito cartaceo, ormai divenuta modalità residuale ed ammissibile solo in caso di temporanea impossibilità di trasmissione informatica per causa non imputabile al mittente. Tale comunicazione dovrà essere replicata al ripristino del sistema.

A partire dal 30 giugno 2023, l'obbligo del deposito telematico è stato quindi esteso anche ai procedimenti dinanzi al Giudice di Pace, come previsto dall'art. 35, co. 3 D. Lgs. 140/2022, che stabilisce l'applicazione delle disposizioni del capo I del titolo V-ter disp. att. cpc., introdotto dal decreto, ai procedimenti in corso davanti al Giudice di Pace, al tribunale per i minorenni, al commissario per la liquidazione degli usi civici e al tribunale superiore delle acque pubbliche.
Sono quindi da depositarsi in via telematica sia gli atti introduttivi che quelli endoprocessuali, avendo cura di selezionare l'apposito registro ‘Giudice di Pace’.

Si ricorda che, per effetto della già menzionata ‘riforma Cartabia’, per il deposito telematico dell'atto introduttivo davanti al Giudice di Pace, è essenziale selezionare la voce "ricorso generico" anzichè "citazione", a differenza di quanto richiesto davanti al Tribunale Ordinario.
Per il resto, la procedura è analoga a quella da seguirsi per i depositi telematici avanti gli altri uffici giudiziari.

Il deposito telematico nel PCT costituisce altresì la modalità obbligatoria d'introduzione, nell'ambito dei procedimenti giudiziari civili, delle cosiddette prove digitali, ovverosia i contenuti di origine informatica che, attraverso un processo di acquisizione forense, costituiscono fonti di prova ai sensi delle vigenti norme procedurali.

La soluzione Digital forensics di OPEN Dot Com consente di estrarre e conferire valore legale a qualsiasi pagina web disponibile su internet ed accessibile da dispositivi fissi (PC e Mac) o mobili (smartphone e tablet), nonchè a qualsiasi contenuto digitale ivi presente sotto forma di files testuali o multimediali, ad esempio: profili degli utenti presenti sui social networks e corrispondenza inviata e ricevuta via e-mail.

Una volta ottenute tramite Digital forensics le prove digitali, il deposito di tali files potrà avvenire secondo i già richiamati metodi del processo telematico.
Solamente se le dimensioni di tali files non ne consentissero la spedizione in allegato alla busta telematica, perchè esulanti dal limite massimo, ovvero risultassero in formati non ammessi dalle Specifiche Tecniche, allora tali prove dovranno essere introdotte suppletivamente mediante apposito supporto informatico (ad es.: cd, dvd o chiavetta pendrive USB), preferibilmente cifrato o comunque protetto in modo da evitare l'alterazione di quanto contenuto.