La trasformazione degli atti in formato pdf
Tutti gli atti processuali da inserire nel sistema SIGIT/PTT (ricorsi,
ricorsi in appello, controdeduzioni, memorie), sia nativi digitali sia
originariamente cartacei e convertiti in formato digitale, devono essere in
formato PDF/A-1a o PDF/A-1b (secondo quanto disposto dal DM 4.8.2015).
Il documento informatico si presenta come un file con estensione .pdf.
Si noti in particolare che il formato informatico PDF/A-1a permette la
completa aderenza del documento ai requisiti ISO 19005-1; il formato
PDF/A-1b, invece, la minima aderenza ai requisiti suddetti. In particolare,
il formato PDF/A-1a garantisce che il documento potrà essere aperto e
visualizzato (ed eventualmente riprodotto) sempre allo stesso modo, pur
avvalendosi di software e hardware diversi.
Digitando
https://www.giustiziatributaria.gov.it/gt/it/web/guest/conversione-file-e-firma-digitale-dei-documenti
, al il link
“Guida conversione file” si può convertire i file nel formato PDF/A
richiesto.
La firma digitale
La firma digitale opera in forza di un sistema a chiavi crittografiche
correlate tra loro, che garantisce in capo al documento sottoscritto
l’identità digitale del sottoscrittore (autenticità), l’assenza di
modifiche dopo la sua sottoscrizione (integrità) e la sua piena validità
legale (articolo 1 comma 1 lettera f) DM 23.12.2013).
Il documento informatico così sottoscritto presenta la stessa efficacia
probatoria della scrittura privata ex art. 2702 cc. (ad probationem o ad
substantiam).
Il PTT esige l’apposizione della firma digitale su tutti gli atti
processuali principali (ricorso, controdeduzioni, ricorso in appello,
memorie, nota di deposito documenti). Non è più obbligatoria la firma
digitale sui documenti allegati (dal 15 maggio 2023).
I formati di firma digitale ammessi nel
Processo Tributario Telematico sono il formato CAdES (file con estensione
.p7m) e il formato PAdES (file con estensione .pdf).
La firma CAdES aggiunge al file l’estensione .p7m che indica la presenza di
una “busta crittografica”, al cui interno si trovano il documento
originale, l’evidenza informatica della firma e la chiave per la sua
verifica. La modalità CAdES permette di firmare ogni tipo di file (testi,
fogli di calcolo, immagini), visualizzabili solo dopo una serie di passaggi
e con software appositi (ad esempio Arubasign). Gli atti firmati
digitalmente presentano la dicitura “Nome file.pdf.p7m”.
La modalità PadES firma solo i Pdf, non aggiunge estensioni. Il file si può
leggere con Acrobat Reader.Il sistema di posta elettronica certificata,
PEC, consente di inviare e-mail aventi valore legale pari alla raccomandata
con ricevuta di ritorno (secondo la disciplina del DPR 68/2005), fornendo
il rilascio di due ricevute per fornire agli utenti la certezza dell’invio
e della consegna (o della mancata consegna) delle comunicazioni al
destinatario, con valore legale.
La prima ricevuta, di Accettazione, è generata dal gestore della casella
PEC del soggetto mittente e attesta il momento di “presa in carico”
e la spedizione del messaggio. È questo il momento di perfezionamento della
notifica, per il soggetto notificante, ai fini del rispetto dei termini di
prescrizione/decadenza.
La seconda ricevuta, di Consegna, è generata da parte del gestore della
casella PEC del soggetto destinatario. Essa conferma l’avvenuta consegna del
messaggio nella casella di posta del soggetto destinatario. È questo il
momento del perfezionamento della notifica in capo al destinatario.
Le ricevute attestano le date di spedizione e consegna in luogo della
relata di notifica.
Per il soggetto che esegue l’operazione di notifica nel PTT (notificante),
la notifica a mezzo PEC è tempestiva se entro le ore 23:59 dell’ultimo
giorno di scadenza dei termini è generata la ricevuta di Accettazione del
messaggio.
La disponibilità di un recapito PEC è obbligatoria per: società e imprese
individuali (si tratta dell’indirizzo di cui al Registro delle imprese,
pubblicato nel registro INI-PEC: www.inipec.gov.it), professionisti iscritti
in Albi o Elenchi istituiti per legge (si tratta dell’indirizzo indicato
nel REGINDE e pubblicato nel registro INI-PEC), P.A (in particolare
rilevano qui gli enti impositori. Rileva l’indirizzo pubblicato nell’IPA
(www.indicepa.gov.it). Quanto ai privati, ogni cittadino può indicare un
indirizzo PEC come suo domicilio digitale.
Gli enti impositori e di riscossione possono notificare gli atti fiscali
tramite PEC (art. 60 DPR 600/1973).
La notifica a mezzo PEC può avere esito negativo per motivi riconducibili al
destinatario (si pensi alla PEC satura). In questo caso la parte notificante
può provvedere ad un secondo invio, decorsi almeno 7 giorni. Se neppure
questo va a buon fine, l’ente provvede al deposito telematico dell’atto nel
sito internet di InfoCamere e ne pubblica l’avviso, entro due giorni dal
deposito, sul sito stesso, per quindici giorni (e dà notizia della
notificazione al destinatario, con lettera raccomandata). Decorsi i
quindici giorni di deposito virtuale sopra menzionati, la notifica si ha
per perfezionata. In alternativa, può ricorrersi a meccanismi di notifica
ordinari (consegna diretta, notifica a mezzo raccomandata A/R o a mezzo
ufficiale giudiziario); con l’accortezza di documentare in giudizio
l’impedimento.
Ogni parte del processo tributario è chiamata a eleggere domicilio: e nel
PTT ciò avviene mediante l’indicazione del proprio indirizzo PEC di
riferimento nel primo atto difensivo depositato. Tale indirizzo deve
coincidere con quello registrato nei pubblici registri ed elenchi. In caso
contrario l’elezione di domicilio è mancante. Le comunicazioni di
cancelleria sono allora eseguite via deposito presso la segreteria della
Corte di Giustizia tributaria adita. Eventuali variazioni dell’indirizzo
PEC devono essere comunicate tempestivamente.
Le operazioni di deposito del ricorso, dell’appello e delle
controdeduzioni, con gli allegati
Dalla prima sezione della schermata a partire da sinistra, denominata
“Deposito telematico”
si seleziona “Invio NIR - Ricorso - Altri atti”.
Si accede così all’area in cui è possibile depositare atti e documenti
presso le Corti di Giustizia di I grado (che si selezionano sul lato
sinistro) e di II grado (che si selezionano sul lato destro).
Si seleziona, dalla posizione “Tipologia di deposito”, il ricorso
o l’appello (cui seguono, in caso di ricorso o appello, le specifiche
segnalate dal sistema), le controdeduzioni, gli altri atti processuali (le
memorie) e la nota di deposito dei documenti (frutto, questa,
dell’implementazione del sistema).
Terminato l’inserimento dei dati richiesti, schermata dopo schermata (si
ricordi che è possibile indicare più indirizzi PEC, relativamente a ciascuno
dei difensori nominati), si carica l’atto processuale principale firmato
digitalmente e i documenti, separatamente, previa elencazione degli stessi.
Anch’essi sono firmati digitalmente (si noti che non è più richiesto
indicare da subito il numero degli allegati, nella schermata
“Dati generali”
).
All’atto del caricamento di ogni atto o documento il sistema informatico,
se non individua errori “bloccanti”, determina il buon fine del
deposito.
Una volta completate le lavorazioni richieste in ogni schermata del
sistema, e una volta effettuate le operazioni di validazione e invio, il
sistema informatico genera immediatamente una ricevuta di Nota di iscrizione
a ruolo, NIR, in versione Pdf.
Il sistema invia poi un’ulteriore ricevuta di conferma del buon esito,
all’indirizzo PEC del depositante, con attribuzione del numero di Registro
Generale, RGA, della causa e con iscrizione a ruolo della stessa.
Il deposito delle memorie e di eventuali altri documenti
Il PTT non modifica i termini per il deposito dei documenti e per il
deposito delle memorie illustrative (e di replica, in caso di decisione in
camera di consiglio), ai sensi articolo 32 del Dlgs 546/92.
Si ricorda che i documenti possono essere depositati fino a 20 giorni
liberi prima dell’udienza di trattazione e le memorie illustrative fino a 10
giorni liberi prima; le memorie di replica fino a 5 giorni liberi prima
della data di trattazione in camera di consiglio.
Si procede selezionando, nella prima schermata “Nuova compilazione”
la Corte di Giustizia tributaria competente e la tipologia di deposito, con
l’opzione “Altri atti e documenti”. Tra i dati da inserire, si noti
che l’inserimento del numero di RG della causa non è obbligatorio, operando
la funzione di abbinamento automatico, cliccando sull’apposito tasto
“Ricerca abbinamento”
.
La memoria o la nota di deposito documenti vanno firmate digitalmente, per
poter essere depositate; i documenti allegati, oggi, invece non più.
Il sistema informatico rilascia subito una ricevuta di accettazione
dell’operazione, visualizzabile a video e disponibile nell’Area riservata
del depositante, e poi invia ulteriore ricevuta di conferma all’indirizzo
PEC del medesimo. Alla presa in carico dell’operazione, attestata
immediatamente dalla ricevuta Nir, generata in Pdf dal sistema all’esito
dell’operazione, segue la conferma del buon esito, via PEC.
Il fascicolo informatico
Il fascicolo informatico è costituito dai file degli atti
processuali e dei documenti, depositati tramite il Processo Tributario
Telematico dalle parti processuali. Il fascicolo informatico comprende anche
le ricevute di PEC, i messaggi di sistema, le comunicazioni della
segreteria, i verbali d’udienza, i provvedimenti del giudice.
Le parti possono consultare il fascicolo informatico dei loro contenziosi
per mezzo del servizio “Telecontenzioso”, potendo estrarre copia
degli atti e stamparli.
L’udienza a distanza
È possibile partecipare alle udienze di trattazione mediante collegamento
audio-video a distanza, a partire dal 16 novembre 2020 (Decreto del
Direttore Generale delle Finanze 11/11/2020, pubbl. G.U. n. 285 del
16/11/2020). Deve essere garantita la contestuale, reciproca visibilità e
udibilità delle persone coinvolte (art. 16 comma 4 del DL 119/2018).
Occorre che almeno una parte ne formuli richiesta, in ricorso o nel primo
atto difensivo ovvero con apposita istanza, da depositarsi almeno 20 giorni
liberi prima dell’udienza di trattazione. Per i giudizi instaurati con
ricorso notificato dal 1° settembre 2023, in I e II grado, l’udienza di
trattazione a distanza potrà tenersi solo se entrambe le parti ne fanno
richiesta (come disposto nella legge di riforma del contenzioso tributario,
L. n. 130/2022); mentre sarà obbligatoria per le udienze di sospensione
(rito cautelare) e per le cause affidate al giudice monocratico (che
giudica delle liti dal valore, dal 1° luglio 2023, di Euro 5.000 e non più
Euro 3.000), a meno che una delle parti non richieda la celebrazione in
presenza, per comprovate ragioni.
La sospensione e l’interruzione del processo tributario telematico
Nel PTT si gestiscono anche gli arresti temporanei del processo: la
sospensione e l’interruzione.
La sospensione del processo ricorre in caso di presentazione di querela di
falso, o se dev’essere decisa in via pregiudiziale una questione sullo stato
o la capacità delle persone, salvo che si tratti della capacità di stare in
giudizio (articolo 39 Dlgs 546/92).
L’interruzione del processo si verifica invece per effetto del venir meno,
per morte o per altre cause, della perdita della capacità di stare in
giudizio della parte processuale; ovvero in conseguenza del decesso, della
sospensione o della radiazione dall’albo del difensore (articolo 40 del
Dlgs 546/92):
Dal momento della cessazione della causa di sospensione, o dal momento
della dichiarazione dell’interruzione del processo, le parti dispongono del
termine di 6 mesi per riassumere il processo (articolo 43 Dlgs del 546/92).
La parte che ha interesse a riassumere deve farne apposita istanza, in
formato Pdf-A e sottoscritta digitalmente, al presidente di sezione della
Corte innanzi a cui il processo è da riassumere.
L’istanza è un sollecito al giudice e non alla parte: perciò non se ne
richiederebbe la notifica alla controparte. Per cautela, può essere
notificata e poi depositata nel rispetto del termine semestrale di cui
sopra.
Per il deposito, dall’Area personale si seleziona, nella schermata
iniziale, dal riquadro “Deposito telematico”, l’opzione
“Invio NIR - Ricorso - Altri atti”
. Si indica, per la “Tipologia di deposito”, l’opzione
“Altri documenti”
. Si completano le schermate come di consueto, cui seguono la validazione e
l’invio.
La riassunzione nel giudizio di rinvio
Nel processo tributario, se la Cassazione rinvia la causa in primo o
secondo grado, la riassunzione deve essere fatta nei confronti di tutte le
parti personalmente entro il termine perentorio di 6 mesi dalla
pubblicazione della sentenza, a pena di estinzione dell’intero processo
(articolo 63 del Dlgs 546/92).
Analogo meccanismo è previsto, ad esempio, per la riassunzione innanzi al
giudice territorialmente competente.
La fase è delicata e l’interesse alla riassunzione è tutto in capo al
contribuente: perché, in caso di mancata riassunzione o riassunzione
tardiva, tutto il procedimento si estingue; e l’atto impugnato diventa
definitivo.
Il ricorso in riassunzione deve essere notificato via PEC alla controparte,
e va corredato della copia autentica della sentenza di Cassazione disponente
il rinvio.
È previsto infatti, a pena di inammissibilità, che la parte richieda il
rilascio di una copia autentica della sentenza della Corte di Cassazione, a
seguito del pagamento dei diritti di copia. Tale copia, rilasciata in forma
cartacea, dovrà quindi essere convertita in formato PDF e firmata
digitalmente dal difensore tecnico, e poi depositata in allegato con l’atto
di riassunzione.
Se il difensore deve acquisire una nuova procura, è bene che sia su atto
separato, sottoscritto digitalmente, allegato all’atto di riassunzione nella
PEC di notifica, e depositato all’atto della costituzione in giudizio.
Come da regola ordinaria, la parte riassumente deve costituirsi in giudizio
nel termine dei 30 giorni successivi alla notifica dell’atto di
riassunzione. Occorre selezionare nella schermata
“Deposito telematico”
, l’opzione “Invio NIR - Ricorso - Altri atti”. Nella prima
schermata va selezionata la Corte di Giustizia competente, di I o II grado.
Nella “Tipologia di deposito” si seleziona l’opzione
“Ricorsi ed altri procedimenti giurisdizionali”
.
Nel quadro seguente, “Tipologia procedimento”, si deve selezionare
l’opzione “Ricorso in riassunzione”. Si completano le schermate
come di consueto, cui seguono la validazione e l’invio; e le conferme del
sistema (ricevuta Nir, PEC, attribuzione del numero di RGA).
La notifica della sentenza
La notifica della sentenza permette il decorrere del termine breve per
l’appello di 60 giorni dalla notifica stessa, ai sensi dell’articolo 51 del
Dlgs 546/92; in luogo del termine lungo di cui all’articolo 327 cpc, di 6
mesi dal deposito della sentenza.
Si notifica via PEC la copia della sentenza, come estratta dal fascicolo
telematico. Essa dovrà essere sottoscritta digitalmente dal difensore, che
ne attesta così la conformità all’originale.
Nell’oggetto della PEC occorre espressamente indicare: notifica di sentenza
ai sensi dell’articolo 38 del Dlgs 546/92. Nel testo della PEC occorre
indicare il riferimento normativo: notifica ai sensi dell’articolo 16-bis
comma 3 del Dlgs 546/92.
Resta sempre possibile la notifica a mezzo di ufficiale giudiziario (con
invio dell’atto da notificare all’indirizzo PEC del competente Ufficio UNEP,
come indicato nel registro IPA).
Entro il termine di 30 giorni dalla notifica della sentenza, è necessario
depositare in PTT la copia autentica della sentenza notificata, la copia del
messaggio PEC per la notifica della sentenza, le ricevute di consegna e
accettazione della PEC a sistema, selezionando dalla schermata iniziale per
il deposito l’opzione “Altri atti e documenti” e
“Sentenza notificata”
.
Si completano le schermate come di consueto, cui seguono la validazione e
l’invio.
Il sistema fornisce ricevuta dell’avvenuto deposito.
La richiesta di accesso temporaneo al fascicolo
La parte processuale che non si è non ancora costituita può chiedere di
avere accesso al fascicolo di causa, per prendere visione degli atti e
documenti depositati da controparte e orientare le sue difese.
La relativa istanza si propone così: nella schermata iniziale, nel riquadro
“Deposito telematico”, si seleziona l’opzione
“Richiesta accesso temporaneo”
. Nella schermata successiva si compila il riquadro relativo al
“Deposito”
selezionando la Corte d Giustizia competente. Per la
“Tipologia di deposito”
, è data la funzione per
“Accesso temporaneo al fascicolo del ricorso”
.
Nella schermata successiva, occorre inserire i dati richiesti e indicare
l’allegazione dell’istanza di accesso, della procura e del documento del
difensore (il tutto, sottoscritto digitalmente). Dopo aver dato il comando
“Salva” sarà possibile allegare materialmente nel sistema
l’istanza, la procura e il documento del difensore.
L’operazione si conclude con la validazione e l’invio.
Il fascicolo è reso disponibile in breve tempo.
Le nuove regole tecniche in vigore dal 15 maggio 2023
Il decreto direttoriale 21 aprile 2023 detta nuove regole tecniche per il
PTT, in vigore dal 15 maggio 2023.
La principale novità apportata è quella per cui la firma digitale non è più
obbligatoria, ma solo facoltativa, per i documenti allegati. Resta fermo che
tutti i files, tanto degli atti processuali quanto dei documenti allegati,
sia che siano firmati digitalmente sia che non lo siano, devono pur sempre
essere configurati in versione PDF/A-1a o PDF/A-1b. Il nuovo portale PTT
propone ora più dettagliate opzioni per indicare il tipo di documento
oggetto di deposito (potendosi sempre usare la voce
“Altri documenti”
, con specifica del contenuto).
Il deposito dei documenti va effettuato avvalendosi di un’apposita nota di
deposito, che oggi è generata direttamente dal sistema (richiedendosi solo
l’integrazione di una succinta spiegazione/motivazione).
Non è più richiesto, nella compilazione della prima schermata ove si indica
il prossimo caricamento di documenti, il dettaglio del numero dei documenti
da caricare.
Altra innovazione rilevante: il sistema informatico ora comunica
immediatamente all’operatore il buon esito dell’operazione di caricamento
dei singoli files degli atti processuali e dei documenti nel portale
telematico, con subitaneo riscontro della validità dell’operazione ai fini
del deposito in PTT. Il sistema adesso verifica subito – e non più solo
all’esito delle operazioni - la dimensione dei files (restano in vigore i
limiti già noti, per cui sono caricabili al massimo 50 files, ognuno dei
quali di massimo 10 MB, per massimo totale di 50 MB di dimensione), la
validità del formato digitale di questi e la validità delle firme apposte.
L’eventuale alert di anomalia di mancata acquisizione del file permette di
ricercare subito il rimedio, senza dover attendere la fine delle
operazioni.
A seguito della trasmissione dei file, il sistema comunica via PEC
all’indirizzo comunicato dall’operatore destinatario il buon esito
dell’operazione, il buon esito pur con anomalie non bloccanti, l’esito
negativo a causa di anomalie bloccanti.
Il provvedimento direttoriale detta la puntuale definizione di CADES, di
PADES e di EML, quale file che contiene un messaggio e-mail composto di
data, mittente e destinatario, oggetto, corpo del messaggio ed eventuali
allegati.
Quanto agli standard informatici degli atti da depositare, che devono
essere privi di elementi attivi e di collegamenti ipertestuali, viene
precisato che sono ammessi i formati PDF/A-1a e PDF/A-1b, nonchè EML
recanti files allegati nei detti formati.
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