I messaggi PEC rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, pertanto devono essere conservati per 10 anni in osservanza all’art. 2220 c.c. Inoltre, i messaggi PEC che presentano un contenuto rilevante ai fini commerciali devono essere conservati anche per soddisfare la norma fiscale (art. 22 D.P.R. 600/73).
La PEC è una e-mail con valore legale, ovvero un sistema che ha “mandato in pensione” la vecchia raccomandata con ricevuta di ritorno. La PEC dà al mittente la certezza a valore legale dell’invio e dell’avvenuta consegna di un messaggio a un destinatario, grazie alla "Ricevuta di avvenuta consegna".
Non è però sufficiente conservare con cura, eventualmente facendone dei backup, i messaggi di "Ricevuta di avvenuta consegna", perché la firma sulla "Ricevuta di avvenuta consegna" ha una validità molto limitata, dato che il suo scopo è dare immediato riscontro dell'avvenuta consegna, e non essere un documento a lunga conservazione.
Se vogliamo, quindi, poter esibire e dare valore legale al messaggio, garantendo la possibilità di verificarlo anche oltre la data di validità della firma è necessario prevedere la Conservazione a Norma.
Sono soggetti obbligati alla conservazione a norma gli utilizzatori delle PEC, privati o PA (Pubblica Amministrazione) che devono provvedere alla conservazione digitale dei propri messaggi PEC e relative notifiche.
È onere dell’utilizzatore della PEC procedere ad una sistematica conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata. Il Gestore della PEC, infatti, è obbligato a conservare per 30 mesi i soli log degli invii/ricezioni che riportano unicamente il mittente, il destinatario, l’identificativo della mail e l’oggetto ma non il contenuto del messaggio PEC.
L’
acquisto del servizio di conservazione permette di:
- conservare i messaggi dando valore legale al contenuto;
- liberare spazio nella caselle e nell’archivio;
- adempiere a quanto previsto dagli artt. 2214 c.c. e 2220 c.c.
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