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Servizio di fatturazione elettronica

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Sommario:

Cos'è la fatturazione elettronica? È un sistema di strumenti e procedure che permettono di emettere e ricevere documenti contabili, quali fatture e note di credito, in formato digitale con il fine di monitorare la spesa pubblica e controllare il fatturato generato dalle imprese.

Più nello specifico la fattura elettronica viene generata nel formato XML e transita dal Sistema di Interscambio (SDI) che è una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate. Pertanto, è necessario dotarsi un software che s’interfacci con lo SDI.

Le regole tecniche per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite:

Essa è stata introdotta in Italia principalmente per semplificare e automatizzare il processo di fatturazione tra le imprese e la Pubblica Amministrazione. L'obiettivo conseguente era di ridurre la burocrazia, migliorare l'efficienza e la trasparenza nella gestione delle transazioni commerciali e combattere l'evasione fiscale.

Novità 2025

L’anno 2025 inizia con due conferme relative al tema della fatturazione elettronica e verranno analizzate brevemente entrambe.

Non tutti sanno che per imporre la fatturazione elettronica obbligatoria, l’Italia ha dovuto richiedere e ottenere specifiche autorizzazioni europee, in quanto la regola generale è che la fatturazione elettronica avvenga su scelta volontaria delle parti.

Nel corso degli anni l’Italia ha ottenuto due autorizzazioni europee: quella del 2018 l’ha autorizzata a introdurre l’obbligo di fatture elettroniche fino al 31.12.2021, mentre quella del 2021 ha consentito di proseguire con l’obbligo fino al 31.12.2024 ed estenderlo anche ai contribuenti forfettari.

Siccome, come sopra indicato, l’ultima autorizzazione ottenuta aveva scadenza 31.12.2024, l’Italia ha nuovamente richiesto di poter mantenere la fatturazione elettronica obbligatoria anche per periodi successivi, giustificando la richiesta affermando che ha migliorato la lotta contro frodi ed evasione fiscale, ha reso più efficiente la riscossione delle imposte, ha semplificato il sistema tributario e ha ridotto i costi amministrativi per le imprese.

A fronte di tale richiesta, il Consiglio UE con la Decisione 10.12.2024 n. 2024/3150, ha autorizzato l’Italia a proseguire con l’obbligo di fatture elettroniche fino al 31.12.2027.

L’altra conferma indicata in apertura è che il DL 202/2024, il cosiddetto “Decreto Milleproroghe”, ha prorogato al 31.03.2025 il divieto di fatturazione elettronica per i soggetti che sono tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria, con riferimento alle fatture i cui dati sono da inviare a questo sistema.

Questo divieto, a seguito delle ripetute proroghe susseguitesi nel corso degli anni, è stato applicato dal 2019 al 2024.

Semplificando, si tratta del divieto di fatturazione elettronica per coloro che erogano prestazioni sanitarie nei confronti di persone fisiche: infatti, la non applicazione della fatturazione elettronica opera esclusivamente con riferimento alle prestazioni sanitarie fatturate ai soggetti privati e non nei rapporti con i titolari di partita Iva.

L’estensione del divieto solo ai primi mesi del 2025 non è una scelta particolarmente felice, in quanto costringe gli studi a verificare nelle prossime settimane se il divieto sarà esteso a tutto il 2025; in caso contrario, occorrerà informare tempestivamente la clientela interessata del venire meno dell’esclusione per consentire alla stessa di acquisire gli strumenti per la fatturazione elettronica.

Entrata in vigore

L’obbligo è stato introdotto in prima battuta il 6 giugno del 2014 per i documenti emessi verso la Pubblica Amministrazione.

Con successivo Decreto Legislativo n. 127 del 2015, noto anche come "Decreto Fiscale", è stato introdotto l'obbligo della fatturazione elettronica per tutte le transazioni commerciali in Italia: in particolare è stato definito l'obbligo di emettere, trasmettere, ricevere e conservare le fatture in formato digitale, secondo specifiche tecniche definite dall'Agenzia delle Entrate.

Tale obbligo è stato introdotto in modo graduale, a partire dal 2017 per le grandi imprese, per poi estendersi a tutti i soggetti residenti o stabiliti in Italia a partire dal 2019. L'obbligo si applica a tutte le cessioni di beni o prestazioni di servizio effettuate tra due operatori Iva (le cosiddette operazioni B2B) e alle cessioni e prestazioni effettuate verso il consumatore finale (operazioni B2C) ma anche alle operazioni intracomunitarie e alle operazioni con paesi esteri, in base alle disposizioni dell'Unione Europea e degli accordi internazionali.

Il 1° luglio 2022, con D.L. n. 36/2022, è stato introdotto l’obbligo anche per i soggetti in regime forfettario precedentemente esclusi. In particolare, sono soggetti all’obbligo di di fatturazione in formato elettronico:
  • dal 1° luglio 2022 tutti i forfettari con reddito superiore ai 25.000 euro;
  • dal 1° gennaio 2024 anche i forfettari sotto la soglia del 25.000 euro.

Vantaggi

La digitalizzazione del processo di fatturazione ha portato diversi vantaggi per le imprese, tra cui la riduzione dei costi di gestione, l'eliminazione dell'uso di carta, la riduzione dei tempi di pagamento e la maggiore sicurezza nella gestione delle transazioni.

Soggetti obbligati

Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di emettere le fatture in formato elettronico è stato esteso genericamente a tutti i soggetti che effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi nei confronti di altri soggetti passivi IVA, residenti o stabiliti in Italia comprese le Pubbliche amministrazioni.

Con il decreto PNRR 2 (DL 36/2022) sono stati introdotte delle rilevanti modifiche che ampliano la platea dei contribuenti obbligati all'emissione elettronica delle fatture.
Infatti, l'articolo 18 del dl citato ha disposto che anche i contribuenti minimi / forfetari ed i soggetti passivi che adottano il regime forfetario ex Legge n. 398/91 debbano utilizzare la fatturazione elettronica con due importanti distinguo:
  • a partire dal 1° luglio 2022 per i soggetti che nell'anno precedente abbiano conseguito ricavi ovvero percepito compensi, ragguagliati ad anno, superiori a euro 25.000;
  • a partire dal 1° gennaio 2024 per i restanti soggetti.

Pertanto, a partire dal 1° gennaio 2024 l'obbligo di fattura elettronica è decorso per (quasi) tutti i contribuenti forfetari a prescindere dall'ammontare di ricavi/compensi conseguiti negli anni precedenti.

Ci sono poi delle eccezioni trattate nel paragrafo successivo.

Esenzioni

Chi è esentato dalla fatturazione elettronica? L'obbligo di emissione della fattura elettronica riguarda in generale tutte le transazioni commerciali effettuate da soggetti passivi IVA nei confronti di altri soggetti passivi IVA o nei confronti della Pubblica Amministrazione. Tuttavia, esistono alcune eccezioni previsti dalla legge di Bilancio del 2018:
  • i soggetti che effettuano operazioni esenti o non imponibili ai sensi delle disposizioni dell'IVA;
  • i soggetti che effettuano cessioni di beni usati ai sensi dell'art. 36-bis del DPR n. 633/1972;
  • coloro che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.
  • soggetti che inviano al Sistema Tessera Sanitaria le spese sostenute da clienti;
  • soggetti che prestano assistenza sanitaria a privati senza obbligo di invio di informazioni al STS (rif. ex art.9-bis comma 2 DL 135/2018).

Categoria a parte, i “piccoli produttori agricoli” (di cui all’art.34, c.6, Dpr 633/1972) che sono esonerati dall’emissione della fattura ancor prima dell’introduzione di quella elettronica.

Sanzioni

Nel caso di ritardo, omissione o errori nell’invio della fattura elettronica sono previste delle sanzioni di tipo amministrativo.
Le sanzioni possono ricadere sul cedente/prestatore.

Violazione legate alla fatturazione elettronica Sanzione
Fatturazione tardiva o omessa o errata che non incide sulla liquidazione IVA Fissa da 250 euro fino ad un massimo di 2000 euro
Fatturazione tardiva o omessa o errata in caso di operazioni con Iva non esposta (esenti Iva o in reverse charge) Variabile dal 5% al 10% dei corrispettivi con un importo minimo di 500 euro
Fatturazione tardiva o omessa o errata che non ricade nei casi precedenti Variabile dal 90% al 180% dell’imposta con un importo minimo di 500 euro

In caso di più violazioni le sanzioni si applicano una sola volta sulla base del principio del “cumulo giuridico”.
Vi sono anche sanzioni che ricadono sul cessionario/committente. In questo caso si applica una sanzione del 100% dell’Iva per quanto non correttamente documentato. Tuttavia, il cessionario/committente può evitare l’applicazione delle sanzioni: nel caso in cui, allo scadere dei 4 mesi dalla prestazione, il cedente/prestatore non abbia provveduto all’invio della fattura, il cessionario/committente può procedere alla regolarizzazione della propria posizione con l’emissione di un’autofattura elettronica entro 30 giorni e procedendo con il versamento della relativa Iva.

In generale le sanzioni possono essere ridotte tramite il ravvedimento operoso:
  • di un 1/9 se pagate entro 90 giorni dall’effettuazione dell’omissione o dell’errore;
  • di un 1/8, se pagate entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno in cui è stata commessa la violazione;
  • di 1/7, se pagate entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno successivo in cui è stata commessa la violazione;
  • di 1/6, se pagate oltre il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno successivo in cui è stata commessa la violazione.
Per calcolare correttamente i tempi del ravvedimento bisogna tenere in considerazione che:
  • nel caso di fatture immediate, l’invio al SdI va fatta entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione ovvero dalla data del documento;
  • nel caso di fatture differite, l’invio al SdI va fatta entro 15 giorni del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

Con il provvedimento 61196 del 6 marzo 2023 l’Agenzia delle Entrate ha definito le modalità con cui verranno segnalate quelle emesse oltre i termini stabiliti e che, quindi, potenzialmente sarebbero oggetto di sanzioni. Tali comunicazioni verranno inviate al domicilio digitale dei soggetti passivi e saranno disponibili anche nel proprio cassetto fiscale.

In questo modo gli operatori potranno richiedere informazioni direttamente all’Agenzia delle Entrate sulle segnalazioni ricevute e/o “giustificare” il ritardo nella trasmissione di modo da evitare le sanzioni. Nel caso in cui l’irregolarità non fosse giustificabile si dovrà procedere con il ravvedimento operoso come sopra indicato.

Come funziona la fatturazione elettronica?

In sintesi, il processo di fatturazione elettronica consta dei seguenti passaggi:
  1. creazione della fattura in formato XML;
  2. apposizione della firma digitale;
  3. trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI);
  4. conservazione digitale a norma di legge.

1. Creazione della fattura in formato XML

Il formato documentale scelto dall’Italia per la versione digitale della fattura è l’XML. Il documento in formato XML deve seguire uno specifico tracciato costantemente aggiornato dall’Agenzia delle Entrate e disponibile qui. Per predisporre i documenti in questo formato è necessario dotarsi un apposito software oppure affidare il servizio in outsourcing a OPEN Dot Com.

2. Apposizione della firma digitale

Una volta creata la fattura in formato XML, prima del suo invio, è necessario che il file venga firmato digitalmente. La firma può essere apposta dall’emettitore della fattura oppure da un intermediario delegato nel caso di servizi in outsourcing.

3. Trasmissione al Sistema di Interscambio (SDI)

La fattura emessa non viene inviata direttamente al destinatario ma al Sistema di Interscambio (SDI).

Il SDI è un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che si occupa di smistare le fatture, controllando che non contengano irregolarità, e di inoltrarle al destinatario in base agli indirizzi telematici riportati sulla stessa oppure a quelli indicati nel cassetto fiscale del destinatario stesso (PEC o Codice Univoco). Questo permette la gestione attraverso un canale sicuro, garantendone l'integrità e la corretta archiviazione e riducendo i tempi e i costi della gestione documentale.

In particolare, per le fatture digitali destinate alla PA, l’identificazione del destinatario avviene attraverso l’IPA (Indice Pubblica Amministrazione).

Oltre che fungere da identificativo di trasmissione per le fatture, la PEC è diventata lo strumento per definire il proprio domicilio digitale.

4. Conservazione digitale a norma di legge

L'articolo 2220 del Codice Civile stabilisce che le scritture contabili, quindi anche le fatture elettroniche, devono essere conservate per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione. Inoltre, anche l’art. 39 del Dpr n. 633/1972 ribadisce che, sia chi emette che chi riceve una fattura, è obbligato a conservarla elettronicamente.

La conservazione elettronica è un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale) con l’obiettivo di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della stessa.
Al riguardo è anche previsto, per legge, la redazione del manuale per la loro conservazione di cui è disponibile qui un fac-simile.

Il servizio di fatturazione elettronica in outsourcing di OPEN Dot Com comprende la conservazione a norma.

Manuale di conservazione delle fatture elettroniche

In Italia, l'obbligo di dotazione del Manuale di conservazione per le fatture elettroniche è previsto dal Decreto Ministeriale 22 luglio 2013, n. 140.

Dal 1° gennaio 2022 sono entrate in vigore anche le nuove Linee Guida di AgID che non solo ribadiscono l’obbligatorietà della redazione del proprio manuale di conservazione, ma forniscono anche indicazioni precise sull’ambito di applicazione e su quali elementi devono comporre tale documento.

Tali Linee Guida, secondo l’art.2 c.3 del Codice dell’amministrazione digitale, si applicano a tutti i soggetti, pubblici e privati che effettuano attività di conservazione delle fatture.

In generale questo manuale è un documento che contiene le istruzioni per la corretta conservazione delle fatture, in modo da garantirne l’integrità e la leggibilità nel tempo. Per avere un'idea più precisa, consulta il fac-simile del manuale.

In particolare, secondo quanto previsto dal paragrafo 4.7 delle Linee Guida, tale manuale deve riportare le seguenti informazioni minime:
  • i dati dei soggetti che vengono identificati come Responsabili del sistema di conservazione;
  • l’indicazione della struttura organizzativa (per ogni soggetto coinvolto devono essere indicate le funzioni e le responsabilità);
  • la descrizione dei documenti gestiti con l’indicazione dei formati e dei metadati;
  • le modalità di predisposizione dei rapporti di versamento;
  • la descrizione del processo di gestione dei pacchetti di versamento ovvero tempi e modalità di trasferimento delle fatture al sistema di conservazione;
  • la descrizione di tutte le componenti tecnologiche che concorrono al sistema di conservazione delle fatture elettroniche;
  • le procedure di monitoraggio dell’intero processo.
Esempio di manuale di conservazione delle fatture elettroniche Esempio del manuale di conservazione delle fatture elettroniche
Fac-simile

Una volta redatto il manuale di conservazione, questo deve essere periodicamente aggiornato.

Rispetto all’intero ciclo di conservazione sostitutiva è importante evidenziare che esistono due tipi di responsabilità:
  • di generazione, legata alla creazione del documento e al suo versamento in conservazione;
  • di trattamento, legata all’archiviazione e distribuzione del documento.

È possibile assumersi l’onere di gestire entrambe le responsabilità, oppure delegare un soggetto terzo (delegato) ma unicamente per la responsabilità legata al trattamento. La responsabilità di generazione del manuale rimane sempre in capo a colui che produce i documenti (titolare).

Il titolare deve essere sempre una persona fisica interna all’azienda che si deve occupare di redigere il Manuale di conservazione (se è anche Responsabile della conservazione), verificarne la corretta applicazione e coordinare i rapporti con l’eventuale “delegato”.

Il delegato può essere sia una persona fisica che una persona giuridica e non è necessario che sia una figura interna all’azienda. I suoi compiti consistono del redigere il Manuale di Conservazione per la parte riguardante la fase di archiviazione, creare un’infrastruttura tecnologica adeguata alla corretta conservazione a norma, supervisionare il corretto funzionamento di tale infrastruttura.

Domande frequenti

Cosa sono le fatture elettroniche in reverse charge?

Quello del reverse charge un meccanismo di inversione contabile in base al quale il cessionario/committente, quindi chi riceve la fattura elettronica, versa l'IVA direttamente all'erario e non all'emittente del documento contabile.

In pratica il cedente/prestatore emette la fattura non indicando l’IVA in quanto operazione soggetta a reverse charge. Il stessa riportando la corretta aliquota IVA.

Tipologie di reverse charge
Reverse charge interno Reverse charge esterno

Relativo a operazioni effettuate tra soggetti passivi IVA residenti in Italia.

Si applica solo ad alcune tipologie di operazioni (tipicamente le cessioni di telefoni cellulari, console da gioco, tablet e laptop).

Relativo a operazioni effettuate tra un soggetto passivo IVA stabilito in Italia ed altro soggetto passivo IVA stabilito in altro Paese della UE.
Nella compilazione del file XML sono previsti dei codici "Tipo documento" specifici:
  • TD16: Integrazione fattura per reverse charge interno;
  • TD17: Integrazione/autofattura per acquisto di servizi extracomunitari o intracomunitari;
  • TD18: Integrazione per acquisto di beni intracomunitari;
  • TD19: Integrazione/autofattura per acquisto di beni art. 17, comma 2 del D.P.R. n. 633/1972.

In caso di errata applicazione del reverse charge si può incappare in una sanzione da 250€ fino a 10.000€. Mentre in caso di omesso reverse charge si applica una sanzione da 500€ fino a 20.000€, anche se rimane la possibilità di procedere con il ravvedimento operoso.

Come si assolve all’imposta di bollo sulle fatture elettroniche?

In generale il bollo deve essere inserito nelle fatture quando sono emesse senza addebito IVA e se d’importo superiore a 77,47 euro. In questi casi l’imposta di bollo è sempre pari a 2 euro.

All’interno del tracciato della fattura elettronica è previsto uno specifico campo “Bollo virtuale” che deve essere valorizzato a “SI”, contestualmente deve anche essere inserita la frase standard
Imposta di bollo assolta in modo virtuale ai sensi dell’articolo 15 del d.p.r. 642/1972 e del DM 17/06/2014.

Versamento cumulativo dell’imposta di bollo

A seguito delle nuove disposizioni introdotte dalla Legge 122/2022, è stato incrementato da 250 euro a 5.000 euro il limite di importo entro il quale è possibile effettuare il versamento cumulativo dell’imposta di bollo sulle fatture. Quindi, se l’ammontare dell’imposta di bollo dovuta per le fatture:
  • del primo trimestre non supera l’importo totale di 5.000 euro, potrà essere versata entro il 30 settembre, insieme all’imposta dovuta per il 2° trimestre;
  • dei primi due trimestri non supera l’importo di 5.000 euro, potrà essere versata entro il 30 novembre, insieme con l’imposta dovuta per il 3° trimestre.
Scadenza versamento imposta di bollo sulle fatture elettroniche
Trimestre Importo superione a 5000 € * Importo inferiore a 5000 € *
1° trimestre 31 maggio
2° trimestre 30 settembre 30 settembre (insieme all’importo del 1° trimestre)
3° trimestre 30 novembre 30 novembre (insieme all’importo del 1° e del 2° trimestre)
4° trimestre 28 febbraio
* Per il trimestre di riferimento.

Se la scadenza per il pagamento dell’imposta di bollo cade in un giorno festivo, slitta al 1° giorno lavorativo successivo.
Per maggiori informazioni sul versamento dell’imposta di bollo si può fare riferimento al manuale Istruzioni operative - Pagamento bollo.

Come funziona la fattura elettronica carburante?

Un particolare tipo di cessione, che è stato tra i primi ad essere soggetto al processo di digitalizzazione delle fatture, è quella di carburante.

Con la Legge di Bilancio 2018 è stata abolita la scheda carburante dal 1° gennaio 2019 e con la Legge 205/2017 art.1 c.920 è stato introdotto l’obbligo di fatturazione in formato elettronico del carburante per:
  • gli acquisti di carburante per autotrazione effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione da parte di soggetti passivi IVA;
  • le cessioni di benzina/gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori;
  • le prestazioni rese da soggetti subappaltatori/subcontraenti della filiera delle imprese nell’ambito dei contratti di appalto con una PA.

Le imprese e i professionisti, per poter scaricare i costi del carburante, non solo devono richiedere la versione elettronica della fattura al momento dell’acquisto ma devono utilizzare un metodo di pagamento tracciabile (carta di credito, bancomat o carta prepagata).