Software paghe

Caratteristiche tecniche

1. essere web based quindi on-line (cloud), per consentirne l'utilizzo in mobilità da qualunque device (pc, tablet, smartphone) e in multiutenza con credenziali di accesso personali, tramite una semplice connessione ad Internet;
2. essere collaborativo, per:
   • automatizzare il trasferimento delle informazioni sulle presenze mensili dall'azienda allo Studio, riducendo la necessità di scambi via e-mail o telefonici, grazie all'integrazione diretta nel programma;
   • consentire all'azienda cliente l'accesso controllato ai dati, attraverso menù specializzati per specifiche operazioni, come consultare e stampare documenti quali cedolini, bilanci, e modelli di pagamento;
   • consentire al dipendente dell'azienda cliente di visualizzare e stampare i propri documenti (cedolino, CU, ecc.) da un'area riservata (Portale dipendenti);
3. fornire un livello di automazione tale da ridurre al minimo le necessità di interazione da parte dell'utente per:
   • la creazione del calendario presenze;
   • la gestione di eventi straordinari come malattia, maternità, infortuni, CIG;
   • la produzione e l'esportazione di dati per la contabilità e per il calcolo dei costi del personale;
   • l'acquisizione dei dati ai fini degli adempimenti fiscali;
4. garantire l'aggiornamento automatico delle tabelle contrattuali, previdenziali e fiscali e la gestione automatica delle variazioni salariali previste dai rinnovi contrattuali;
5. garantire la sicurezza e la salvaguardia degli archivi di dati, manlevando l'utente dagli oneri legati all'adeguamento tecnologico e alla gestione dell'infrastruttura IT. I dati devono viaggiare in rete criptati, con protocollo di crittografia a chiave pubblica, in combinazione con i certificati digitali, per garantirne la sicurezza e devono essere protetti da un sistema di firewall antintrusione. La conservazione e salvataggio dei dati deve essere effettuata mediante l'applicazione sistematica di misure conformi al Reg. UE / 679 / 2016 e D.Lgs 196/03. Inoltre, l'utente deve avere la possibilità di effettuare in maniera autonoma, il back up dei propri archivi dati.

Caratteristiche funzionali e di usabilità

1. gestione ad aggiornamento dei parametri contrattuali di tutti i CCNL;
2. gestione dei settori particolari: Enti Terzo Settore, Cooperative, PA, Edilizia, Agricoltura, Turismo e Spettacolo;
3. gestione di tutte le tipologie di rapporto di lavoro: subordinato, parasubordinato ed autonomo e di tutti i rapporti speciali tra cui COLF o badante;
4. gestione completa di tutti gli adempimenti mensili ed annuali obbligatori: LUL, F24, Uniemens, MUT, file per accredito stipendi in formato SEPA, Autoliquidazione Inail, CU e modello 770, dati IRAP e ISA. prospetti contabili, TFR, ferie e permessi; predisposizione files per l'invio telematico (se previsto) e disponibilità delle stampe dei modelli in formato PDF;
5. gestione delle Comunicazioni Obbligatorie UNILAV con modelli personalizzati, per tutte le tipologie previste (assunzione, cessazione, proroga, trasformazione, passaggio diretto), con produzione dei files Xml da inviare tramite i servizi regionali. Generazione della modulistica standard (richiesta detrazioni, modello TFR2) e possibilità di definire modelli personalizzati (contratti di assunzione, informative per il dipendente, ecc.), valorizzabili automaticamente con i dati presenti negli archivi;
6. storicizzazione dei dati con possibilità di accedere senza limiti di tempo agli adempimenti periodici e di modificare in qualsiasi momento le informazioni anagrafiche, contrattuali, relative alle tabelle salariali e ai Libri Unici del Lavoro. Inoltre, si possono pianificare cambiamenti futuri che avranno effetto da una data predefinita;
7. predisposizione di reportistica personalizzabile, con viste specifiche per l'azienda e il dipendente.

Infine, il software deve essere facile da usare e gli utenti devono poter interagire con esso in maniera intuitiva, per non perdere efficacia nell' operatività. In altri termini, preventivamente all'adozione, occorre verificare l'usabilità. Quest'ultima è strettamente legata all'interfaccia utente e riguarda aspetti come la facilità di apprendimento, l'efficienza di utilizzo, la memorabilità, la gestione degli errori e la soddisfazione dell'utente.

I supporti operativi all’utilizzo del software paghe on-line

• guide operative in linea e suggerimenti di campo;
• video tutorial per i principali processi gestionali;
• webinar live e registrati, inerenti agli aggiornamenti normativi e la loro applicazione pratica (FPC);
• archivio delle FAQ.

I servizi di assistenza personalizzata

La qualità di questa tipologia di servizi è fondamentale, anche se la qualità del software e dei supporti operativi è di ottimo livello. Infatti, non solo ogni utente ha proprie caratteristiche ed esigenze, ma alcuni processi possono essere personalizzati.

• differenziazione dei servizi tra operativo (primo livello) e normativo (secondo livello). Il primo livello, normalmente compreso nel costo di abbonamento, fornisce supporto su tutte le problematiche di tipo operativo e dunque risolve i quesiti per i quali l'utente non trova risposta nei supporti contestuali al programma. Il secondo livello prevede la disponibilità di un team di professionisti che offrono consulenza di tipo normativo e contrattuale a richiesta;
• disponibilità dell'assistenza di primo livello in tutte le fasi del processo di adozione del software paghe on-line: dall'acquisizione dei dati storici dal vecchio programma, anche in presenza di procedure automatizzate, all'avviamento, alla formazione all' utilizzo, all'assistenza ordinaria;
• accesso agevole e immediato all'assistenza di primo e secondo livello, garantito dalla possibilità di utilizzare più canali di comunicazione: telefono, ticketing, e-mail, chat, assistenza remota;
• disponibilità pay-per-use dell'assistenza di secondo livello per verifiche normative e contrattuali;
• capacità di risoluzione dei quesiti alla prima chiamata pari ad almeno l'85%.