Conservazione PEC in Consolle Avvocato®

La conservazione PEC è il servizio di archiviazione e conservazione digitale a norma attivabile sulle caselle pec del gestore Namirial (con dominio @pct.pecopen.it o coloro che appartengono agli Ordini degli Avvocati Bologna, Firenze, Pistoia, Prato e Ravenna) e integrate nei software per il PCT, Consolle Avvocato® e Consolle CTU.

Ha la duplice funzione di archiviazione automatica in un’apposita area separata e sicura (backup) del traffico in ingresso e conservazione a norma per garantire il mantenimento nel tempo della validità legale del messaggio.

Sia l’archivio sia la conservazione sono consultabili direttamente da Consolle CTU e Consolle Avvocato® selezionando il relativo comando oltre che dalla webmail PEC e dal client di posta.

Il messaggio di posta elettronica certificata è a tutti gli effetti un documento informatico sottoscritto con firma digitale dal gestore di posta elettronica certificata del mittente pertanto il mantenimento del suo valore legale nel tempo richiede il trasferimento su un sistema di conservazione a norma.

• Il certificato utilizzato per la firma del messaggio scade invalidando l’opponibilità a terzi: la conservazione sostitutiva risolve questo problema traslando in avanti ad ogni necessità la data di scadenza.
• Il messaggio PEC è un documento informatico e come tale deve essere posto in conservazione, questo è riportato nel CAD, decreto legislativo n.82 del 2005, all’articolo 43 e ripreso nell’ultimo CAD.
  Nell'ambito del Processo Civile Telematico, la corretta conservazione dei messaggi PEC diviene un’esigenza fondamentale in quanto responsabilità diretta dell’avvocato. Per garantire la validità nel tempo delle notifiche suddette è necessaria la conservazione a norma delle ricevute complete di consegna PEC.

I titolari di una casella PEC del gestore Namirial (con dominio @pct.pecopen.it o coloro che appartengono agli Ordini degli Avvocati di Bologna, Firenze, Pistoia, Prato e Ravenna) e integrate in Consolle Avvocato® e Consolle CTU.

Il servizio è disponibile in vari “tagli” che prevedono spazi di archivio e conservazione per tutte le esigenze: per visualizzare tutte le soluzioni cliccare qui.

In automatico viene archiviata una copia dei messaggi ricevuti, mentre verranno inviati in conservazione a norma solo i messaggi che soddisfano la regola impostata all'interno delle impostazioni nell'apposita sezione.

Non è possibile conservare i messaggi inviati; tuttavia, nella Ricevuta di Avvenuta Consegna è presente l'intero contenuto del messaggio inviato.

Attraverso la sezione Impostazioni è possibile:

• disabilitare il servizio automatico e avviare alla conservazione a norma, manualmente, soltanto i messaggi di interesse;
• conservare tutto il traffico in ingresso
• conservare solo le buste di trasporto in ingresso
• conservare tutte le ricevute e gli avvisi

In questo modo è possibile limitare il riempimento dello spazio a disposizione.

Le istruzioni per la configurazione si trovano nel manuale pubblicato qui.

Attraverso la webmail è possibile monitorare il riempimento dello spazio: vengono mostrati lo spazio disponibile, quello occupato ed il numero di messaggi salvati. Lo spazio disponibile e quello occupato è mostrato anche attraverso il client di posta.

Al raggiungimento del 70% e del 90% dello spazio occupato viene inviata una PEC di alert alla casella.

Per tutelare l’integrità del sistema è possibile eliminare i messaggi archiviati ma non quelli conservati.

In alternativa è possibile incrementare lo spazio archivio e conservazione richiedendo l’aggiornamento della propria casella (upgrade).

Il rapporto di versamento è disponibile dopo 24/48 ore dalla ricezione del messaggio mentre il pacchetto di distribuzione dopo ulteriori 24/48 ore.

All’interno della webmail nella sezione ConservazionePEC è possibile:

• scaricare il rapporto di versamento (= un documento informatico, generalmente un file XML, che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione) è sufficiente cliccare con il tasto sx su un messaggio riportante il martelletto e scegliere l’apposita voce;
• scaricare il pacchetto di distribuzione (= file che contiene il documento avviato alla conservazione corredato dei metadati necessari ad attestarne l’avvenuta conservazione): selezionare uno o più messaggi con il martelletto verde e scegliere l’apposita voce dal menù contestuale o dalla voce Azioni.

A seguito di invio della disdetta, il servizio sarà attivo fino a scadenza e poi verrà DISATTIVATO: NON sarà più possibile accedere al servizio; per recuperare le PEC che erano conservate, sarà necessario contattare Namirial e richiedere i pacchetti di distribuzione. Non vi è un limite temporale per richiedere i pacchetti, il consiglio è di effettuare la richiesta entro 30 giorni dalla disattivazione del servizio.

ATTENZIONE: il link, che verrà inviato da Namirial a seguito di richiesta dall’utente e contenente il Pacchetto di Distribuzione, avrà validità 30 giorni.

Dall'archivio è possibile compiere le normali operazioni sui messaggi quindi inoltrare, rispondere o comporre nuovi messaggi.

Non è però possibile spostare un messaggio dal'archivio alla inbox.

La ricerca dei messaggi archiviati e conservati è molto efficiente perché è di tipo full text e cerca sia nel corpo del messaggio che nel contenuto degli allegati più comuni come i pdf (escluso le immagini).

E’ possibile utilizzare il sistema di ricerca sia all’interno della webmail che dal client di posta.

Sì ed è molto semplice: dalla sezione Impostazioni - ConservazionePEC della webmail è necessario selezionare la voce Abilita l'accesso IMAP all'archivio.

Una volta fatto è necessario configurare il proprio client di posta preferito impostando l’indirizzo di accesso, la porta e l’utente riportato nella sezione con la password di accesso alla casella.

Dal client non sarà possibile effettuare cancellazioni.

Le istruzioni per la configurazione si trovano nel manuale pubblicato qui.